Bienvenue sur notre blog

Comment intégrer un projet de télématique au sein d’une organisation ?

Par Ocean le 14/04/2020, publié dans Gestion d'activité & Rentabilité

Laurent Verdier, responsable Grands Compte chez Océan – Orange Business Services, était présent lors du 3ème Congrès des Responsables de flotte de Connect Fleet 2019 organisé par L’Automobile et l’Entreprise, pour répondre aux questions les plus posées par les gestionnaires au cours de l’atelier « Comment faire adhérer les conducteurs à vos projets d’optimisation de parc ? »

La perception de la télématique par les collaborateurs

Nombreux sont les collaborateurs à exprimer des réticences concernant un mode d’organisation dont l’innovation génère une connaissance encore partielle.

Le mot « télématique » semble être encore assez flou. Les collaborateurs ne savent pas exactement comment le définir, ni en expliquer le fonctionnement ou comment le mettre en place. Il explique qu’ il y a encore 5 ans, 100% des projets étaient encore avec de la géolocalisation. Celle-ci fut l’objet de nombreuses controverses car perçue pendant longtemps comme un moyen de surveillance abusive.

Cette mauvaise perception et ces inquiétudes résultent bien souvent d’un manque de communication et de clarté au sein des équipes.

Deux éléments clés d’Océan pour orchestrer la conduite du changement :

Transparence                            Pédagogie

 

Comme tout projet d’accompagnement du changement, il est ainsi primordial de faire preuve de transparence et de pédagogie.

C’est pourquoi il est important pour bâtir un nouveau projet se concentrer sur :

Pourquoi mettre en place un projet de gestion de flotte ?

La première question que l’on doit se poser au sein d’une organisation est d’abord « Pourquoi mettre en place un nouveau projet ? »

Cette question est également  une des premières posée par les collaborateurs. Il est indispensable de pouvoir présenter,  expliquer les finalités pour l’entreprise de ce projet qui répond forcément à une problématique.

Les problématiques peuvent être regroupées sur quatre grands thèmes :

Qu’on soit une entreprise planifiant de mettre en place de la gestion de flotte avec ou sans système de géolocalisation, exposer les raisons du changement est une étape indispensable d’adhésion par les collaborateurs.

Il est donc intéressant en ce sens d’exprimer explicitement les intérêts pour l’entreprise de mettre en place un projet de suivi de flotte en informant les collaborateurs sur les résultats qui illustrent les impacts directs sur l’entreprise : chiffres, résultats, bénéfices…

Comment préparer les collaborateurs au projet de télématique ?

3 points sont abordés par Laurent autour de la question « Comment faire adhérer les conducteurs à vos projets d’optimisation de parc ? »

La gestion d’entreprise :

Les collaborateurs doivent être informés sur le rôle de la gestion de flotte au sein de la gestion d’entreprise, ainsi que sur les nouveaux modes d’organisation.

Le partage :

Il est nécessaire de partager avec les collaborateurs le cadre réglementaire du projet ainsi que son cadre de fonctionnement.

Le Sujet que l’on partage :

Toujours dans un soucis d’implication des collaborateurs, on doit définir : Qui va s’en servir ? Pour faire quoi ? A quelle fréquence ? Quelle finalité ?

Enfin, il insiste sur le fait d’être toujours clair et transparent dans le projet qu’on va mettre en place.

Comment rendre le projet positif et le faire perdurer dans le temps ?

La culture du partage est primordiale : « Il faut partager les résultats, après avoir expliqué pourquoi on a mis le projet en place. » Une nouvelle fois, il est important de partager avec les équipes les résultats obtenus pour impliquer les collaborateurs dans la totalité du projet. Après une communication préalable sur la finalité du projet, ainsi que sa mise en place, il faut continuer à informer les collaborateurs également après les actions de changement. Les informer de A à Z assure la pérennité du projet auprès des équipes.

Difficile d’entrainer l’adhésion d’un bloc. C’est pourquoi chez Océan, dont l’accompagnement  est l’ADN, la préparation, ainsi que la participation aux réunions d’information et de consultation du personnel est systématiquement proposé.

L’inquiétude des données personnelles

Parmi les principales interrogations concernant la géolocalisation, se pose également celle concernant les données personnelles.
Lors de l’atelier Connect Fleet 2019, la question fut posée concernant le rôle de la RGPD et donc la remise en question de l’usage des données dans le cadre d’un projet de gestion de flotte.

Laurent Verdier s’exprime également sur ce sujet au cœur des préoccupations entraînées par la transformation digitale. Il explique que cela a ravivé un certain nombre de questions, car la RGPD n’englobait pas seulement la gestion de flotte, mais tout traitement de données personnelles. Elle est ainsi venue compléter l’encadrement de la gestion des données personnelles posé par la CNIL mais les domaines dans lesquels elle s’applique restent extrêmement vastes.

Il mets l’accent sur le besoin d’informer les collaborateurs sur la finalité de la solution, vouée à améliorer les bonnes pratiques dans l’entreprise et non à instaurer une surveillance abusive :

« On peut facilement apporter des réponses dans le cas d’un projet maîtrisé et formaté par l’entreprise. Aucune entreprise ne met en place ce système pour contraindre ses collaborateurs. Si elle le fait, c’est qu’elle a un intérêt. Il faut juste trouver le moyen de l’expliquer aux collaborateurs. »

Océan – Orange Business Services, est de surcroît particulièrement soucieux de traiter le respect de la vie privée, et dispose ainsi d’options permettant aux collaborateurs d’activer un bouton « Vie privée » ainsi que des plages horaires spécifiques qui peuvent désactiver le système de géolocalisation.

Les managers intermédiaires : Quel rôle ?

Enfin, parmi les collaborateurs, les managers intermédiaires jouent un rôle phare au sein de la conduite du changement : « Il y a un bon nombre de projets dans lesquels ils sont indispensables pour relayer l’info. » souligne Laurent.

« Il est indispensable de les impliquer dans le cadre du projet. C’est pourquoi on rédige régulièrement ensemble la charte du bon utilisateur en tant que manager. De cette façon, on peut assurer à l’ensemble des collaborateurs qu’à chaque niveau d’usage de la solution dans l’entreprise, nous sommes toujours dans l’axe de finalité défini, et capable de déterminer comment il va être. Pour les structures multi-sites et multi-niveaux, c’est indispensable. »

_____________________________________________________________

A propos

 

Laurent Verdier

Responsable Grands Comptes chez Océan – Expert en accompagnement de projet depuis les débuts de la télématique, conseille les entreprises sur l’optimisation de solutions de gestions.

Océan, leader de la télématique se charge de l’accompagnement des entreprises dans la mise en place de leurs projets d’optimisation de parc.

Avec son implication dans 6 000 projets depuis près de 18 ans, son expertise et sa proximité avec les clients lui permettent de répondre aux questions d’organisation qui font le plus réagir les entreprises.

_____________________________________________________________

Vous avez d’autres questions concernant la mise en place de la télématique au sein d’une organisation ? Vous souhaitez plus d’informations et disposer d’un accompagnement ?

Contactez-nous !

 

Aucun Commentaire