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La géolocalisation de véhicules et la CNIL

Par Ocean le 04/05/2011, publié dans Actualités

La géolocalisation se pratique de plus en plus en entreprise, elle devient un moyen incontournable pour gérer ses équipes itinérantes.  Aujourd’hui, les fournisseurs de solutions proposent des produits allant du simple boîtier aux applications sur Smartphone, en passant par des analyses approfondies de l’ensemble des déplacements.
Juridiquement et socialement, la géolocalisation n’est pas un sujet neutre.

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Quelle que soit la solution choisie, l’entreprise ne doit pas négliger les règles et les démarches à entreprendre pour assurer la réussite de son projet et la légitimité des décisions qui en découleront. La clé du succès d’une telle démarche réside dans la prise en compte de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) et de la bonne approche pour intégrer cet outil de gestion en interne.

Des questions légitimes se posent alors; aussi bien pour les dirigeants que pour les employés : quelles sont les contraintes légales actuelles pour la mise en place d’un système de géolocalisation ? Quelle est la valeur juridique des analyses de la géolocalisation ?

La CNIL, qui reste la référence incontournable sur le sujet, réaffirme le principe du devoir d’information préalable aux salariés, en adoptant une recommandation [délibération n° 2006-006]. C’est dans cette recommandation, écrite pour la « géolocalisation de véhicule utilisés par des employés », que les conditions de mise en œuvre des traitements des données à caractère personnel par les organismes publics ou privés ont été arrêtées.

Ces données considérées comme des informations à caractères personnel, entraînent donc des droits et des devoirs pour les dirigeants. Selon la CNIL, le chef d’entreprise doit :
– déclarer la mise en place du dispositif auprès de la CNIL, par une déclaration en ligne [norme simplifiée n°51] ou une déclaration standard à la CNIL
– informer ses salariés avant la mise en place du système de géolocalisation de manière précise et claire

En revanche, il a le droit de :
– géolocaliser ses biens de productions, comme ses véhicules et machines
– installer un système de géolocalisation, sans l’accord du salarié, tant que celui-ci est informé
– installer un système de géolocalisation contre l’avis favorable du CE (un mois de délai de réflexion autorisé pour le CE)
– ne pas demander l’avis du CHSCT

Les seuls cas empêchant la mise en place d’un système de géolocalisation sont si le salarié dispose d’une liberté dans l’organisation de ces déplacements (visiteurs médicaux…) ou si c’est un moyen de contrôle permanent de l’employé ou encore si les données sont collectées hors des horaires de travail.

Le non-respect de ces règles fondamentales rend le projet de géolocalisation inapproprié au dispositif législatif. Ce qui a pour conséquence, une annulation potentielle de l’ensemble des décisions prises à partir des informations recueillies, voire une accusation d’abus de pouvoir du dirigeant, de la part du personnel.

Laurence Neuer, journaliste sur Le Point.fr, pose la problématique du volet juridique le 16 mars 2011 :

« les preuves recueillies à l’aide des dispositifs de géolocalisation sont-elles suffisantes pour mettre fin à un contrat ?».

Voilà un cas qui illustre le fait que la préoccupation des aspects techniques de la géolocalisation peut fait oublier l’aspect légal. Et les tribunaux n’hésitent pas à condamner les entreprises négligentes face aux règles de transparence, ou cherchant à utiliser délibérément les systèmes de géolocalisation à la seule fin d’espionner leurs salariés.

Une situation dans laquelle s’est retrouvé un employé dijonnais en septembre 2010, licencié pour avoir utilisé le véhicule de l’entreprise, hors du cadre professionnel. Son employeur avait pour preuve des informations remontées de son système de géolocalisation. Celles-ci ont été jugées irrecevables par la cour d’appel de Dijon car les salariés n’avaient pas été informés de la mise en place du système de géolocalisation. De plus la déclaration auprès de la CNIL n’avait pas été faite. En conséquence de quoi le jugement a statué en faveur de l’employé qui a reçu une indemnité de 1 000 €.

Laurent, commercial OCEAN :

« Pour une implémentation réussie d’un système de géolocalisation, ce qui importe c’est la manière dont on l’intègre dans son projet d’entreprise. D’un point de vue social, la communication et l’adhésion sont les maîtres mots. D’un point de vue juridique, l’information est l‘élément clé.»

OCEAN a toujours orienté ses clients en intégrant dans sa prestation de service un accompagnement sur le juridique et le social (prise en charge des déclarations, mise en place des procédures d’information des salariés, de la consultation des représentants du personnel, conseil et suivi…). C’est dans cette logique que le volet juridique d’un projet de géolocalisation doit être abordé. Il est utile, voire nécessaire, de travailler en collaboration avec un expert – idéalement son fournisseur – pour réussir son projet d’entreprise. L’importance de l’expertise entraîne le bon déroulement du déploiement.

Une mauvaise connaissance du juridique ou sa non-application peut entrainer des conséquences importantes en interne et à l’externe, telles que des sanctions financières allant jusqu’à 300 000 euros. C’est en cela que le fournisseur de solutions se doit de maitriser son sujet et accompagner son client au minimum par la transmission d’informations et de conseils, idéalement par l’animation de réunions…

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